Pracovní síla: jak ji efektivně plánovat (seriál pro malé a střední podniky)

Rovné příležitosti na trhu práce, to není separátní téma firemní kultury. Naopak, tato oblast je provázána s férovostí a dobrým fungováním ve firmě obecně: s nastavením transparentních a spravedlivých procesů ve firmě. Tipy nejen pro malé a střední podniky nabízí nový seriál našeho zpravodaje. Tentokrát na téma plánování pracovní síly. Plánování pracovní síly je klíčové proto, aby do budoucna, v kratším i dlouhodobém horizontu, odpovídala potřebám vašeho podnikání.

Plány rozvoje a nástupnictví

Zamyslete se nad budoucími nároky na počty a kvalifikaci zaměstnanců a zaměstnankyň:

• Kolik zaměstnanců a zaměstnankyň bude moje firma potřebovat za rok, za pět nebo 10 let?

• Jak nahradím znalosti a zkušenosti zaměstnaných, kteří dají výpověď nebo půjdou do důchodu?

• Jak moje podnikání ovlivní neobsazená klíčová pracovní pozice? Jakou ztrátu mi způsobí prostoje a snížená produktivita s tím související?

• Které zaměstnance a zaměstnankyně mohu vyškolit, aby v budoucnu klíčové pozice obsadili?

• Jaké strategie a změny mám zavést, aby zaměstnanci a zaměstnankyně přestali z firmy odcházet?

• Co upřednostňují moji zaměstnanci a zaměstnankyně? Zůstanou ve firmě, pokud jim nabídnu třeba flexibilní formy práce?

• Jaká školení musím zaměstnaným zajistit, aby se mi dařilo naplnit cíle mého podnikání?

Náklady na nahrazení zaměstnanců a zaměstankyň

Když zaměstnanec či zaměstnankyně z organizace odejde, ztrácíte jeho/její znalosti a zkušenosti, stejně jako cenný čas, který jste investovali do náboru a vyškolení. Snížení fluktuace zaměstnaných může významně zvýšit vaše zisky.

Náklady spojené s fluktuací se pohybují od asi 50 do 130 procent platu daného zaměstnance či zaměstnankyně, podle úrovně jeho/jejích znalostí a praxe. Na australském webu federální Agentury pro rovné příležitosti žen na trhu práce je propracovaný on-line kalkulátor na výpočet nákladů fluktuace. Pomocí tohoto nástroje (je v angličtině) si můžete spočítat, kolik vás stojí odchod a nahrazení zaměstnance či zaměstnankyně. 

Jedním z kroků, jak zamezit odchodům zaměstnaných z firmy, je zjistit, kdo a proč odchází. Můžete si proto vést přehledy či statistiky o odchodech zaměstnanců a zaměstnankyň (z jakých pozic, z jakých důvodů, muži/ženy). Dalším nástrojem je pravidelné zjišťování spokojenosti zaměstnanců a zaměstnankyň ve firmě, ať už formou kvantitativních průzkumů či osobně při každoročním hodnocení.

Strategie nástupnictví

• Vytvořte plán odchodu pro zaměstnané v (před)důchodovém věku či před mateřskou/rodičovskou dovolenou apod. Kdy odejdou? Komu a jak předají svou práci, kontakty, zkušenosti?

• Vytvořte plán nástupnictví pro všechny klíčové pozice a začněte školit zaměstnance a zaměstnankyně, kteří do nich v budoucnu nastoupí. Při výběru takovýchto talentů dbejte na princip rovných příležitostí - talent management je jedním z efektivních způsobů, jak do vedoucích pozic dostat např. více žen.

• Využívejte mentoringu a koučinku mezi zkušenými a novými zaměstnanci a zaměstankyněmi.

• Vytvořte plán postupného odchodu do důchodu, abyste starší zaměstnané udrželi ve firmě co nejdéle.

• Rozvrhněte si, kdy a jakým způsobem budete rozvíjet dovednosti a znalosti zaměstnanců a zaměstnankyň.

Odchod na mateřskou / rodičovskou dovolenou a návrat z ní

Pokud firma nemá dobré strategie pro úspěšnou integraci zaměstnanců a zaměstnankyň vracejících se z mateřské / rodičovské dovolené, ztrácí jejich potenciál i investice, které vložila do jejich vzdělávání a rozvoje. Vytvořte si proto plán, jak podpořit návrat rodičů malých dětí do práce. Pak se vám bude snáze zařizovat i to, jak je během jejich mateřské a rodičovské ve firmě zastoupit.

Před odchodem na mateřskou/ rodičovskou

• Proberte se zaměstnankyní či zaměstnancem její/jeho plány, kdy a jak se chce po rodičovské dovolené vracet do firmy.

• Proberte vzájemné zákonné povinnosti a možnosti, které nabízí vaše organizace.

• Stanovte, zda a jaké benefity či firemní vybavení (telefon, notebook) si během MD/RD zaměstnanec či zaměstnankyně může ponechat.

• Stanovte způsoby komunikace během MD/RD (firemní email, přístup na intranet, jiný kontaktní telefon či email, schůzky rodičů apod.)

Během MD/RD

• Udržujte kontakt. Můžete zaměstnance či zaměstnankyni informovat o dění ve vaší organizaci, zvát je na firemní akce.

• Nabízejte možnost příležitostných brigád ve firmě.

Před a po návratu do zaměstnání

• Před plánovaným návratem se se zaměstnankyní či zaměstnancem sejděte a proberte aktuální situaci.

• Dohodněte, zda bude před nástupem potřebovat zaškolení (např. nové produkty, nový software, nová struktura firmy apod.).

• Dohodněte, zda a jaké flexibilní formy práce bude potřebovat a zda je můžete nabídnout.

Postupný odchod do důchodu

Dlouhodobé udržení zaměstnaných je jedna z finančně nejefektivnějších personálních strategií. Starší zaměstnanci a zaměstnankyně často mají rozsáhlé znalosti a zkušenosti, z nichž může firma nadále těžit, pokud těmto zaměstnaným nabídnete flexibilní formy práce a postupný odchod do důchodu.

V rámci postupného odchodu do důchodu jim můžete snížit úvazek nebo pozměnit náplň práce tak, aby nové uspořádání bylo přínosné pro organizaci i pro ně. Zaměstnanci a zaměstnankyně v režimu postupného odchodu do důchodu se také mohou podílet na vzdělávání a mentoringu profesně mladších kolegů a kolegyň.

Zdroj:

Better Workplace Guide, Ministerstvo obchodu federálního státu Západní Austrálie. Online, dostupný z http://www.commerce.wa.gov.au/labourrelations/PDF/Publications/BetterWorkplaceguideWEB.pdf